Foto­dokumentation per App

Warum WhatsApp nicht reicht

In vielen Betrieben läuft die Baudokumentation noch so: Jemand macht Fotos mit dem eigenen Handy, schickt sie in eine Gruppe, und irgendwer sortiert sie abends in einen Ordner. Das geht so lange gut, bis eine Frage kommt, die sich nur mit Bildern beantworten lässt – etwa, wie die Bewehrung vor dem Betonieren aussah oder ob der Riss in der Wand schon vor Beginn der Arbeiten da war.

Dann fehlt das entscheidende Foto, es ist im Chat nicht mehr zu finden, oder niemand weiß, zu welcher Baustelle es gehört. Dazu kommt der Datenschutz: Firmenfotos auf privaten Handys und in privaten Messengern sind schwer zu kontrollieren.

Eine Fotodokumentation per App dreht das um: Nicht der Mitarbeiter entscheidet spontan, was er fotografiert, sondern der Auftrag gibt es vor. Jedes Foto landet automatisch beim richtigen Auftrag – und fehlt eines, sieht man das sofort.

So funktioniert es

1. Vorlage anlegenIm Portal legen Sie einmal fest, was ein Auftrag braucht – zum Beispiel „Bewehrung vor Betonage“, „Schalung“ und „Freigabe mit Unterschrift“. Jede Zeile ist eine Anforderung.
2. Auftrag erstellenDas Büro legt den Auftrag im Portal an und weist ihn einem Mitarbeiter oder einem ganzen Team zu. Alternativ legt der Mitarbeiter ihn direkt in der App an, etwa per QR-Code.
3. Vor Ort fotografierenDie App zeigt die offenen Anforderungen. Ein Tipp öffnet die Kamera, erledigte Punkte werden grün. Aufnahmezeit und – falls aktiviert – Standort werden mitgespeichert.
4. Abschließen und BerichtSind alle Pflichtfotos da, schließt der Mitarbeiter ab. Im Portal liegen die Fotos sortiert im Fotoarchiv, der PDF-Bericht ist sofort abrufbar.

Was auf der Baustelle zählt

Welche Fotos in eine Baudokumentation gehören, hängt vom Gewerk ab. Diese Punkte haben sich in der Praxis bewährt und lassen sich direkt als Anforderungen in einer Vorlage abbilden:

• Ausgangszustand vor Arbeitsbeginn, inklusive vorhandener Schäden am Bestand.
• Verdeckte Leistungen wie Leitungen, Dämmung oder Bewehrung, bevor sie verschlossen werden.
• Materiallieferungen mit Foto vom Lieferschein und vom Zustand der Ware.
• Mängel jeweils als Übersicht und als Detailaufnahme, mit kurzer Notiz.
• Baufortschritt in festen Abständen aus möglichst gleicher Perspektive.
• Abnahme mit Ergebnisfotos und Unterschrift direkt auf dem Handy.

Mehr dazu, wie gute Fotos aussehen, steht im Ratgeber Fotodokumentation richtig erstellen.

Gemacht für den Einsatz

Doclution ist bewusst schlicht gehalten: Wer draußen arbeitet, soll fotografieren und nicht Software bedienen. Trotzdem steckt einiges darunter:

• Positionen und Einheiten: Dieselben Anforderungen lassen sich je Wohnung, Etage oder Bauteil mehrfach erfassen.
• Datenfelder: Neben Fotos können Texte, Datumsangaben und Auswahllisten erfasst und Prüfpunkte abgehakt werden.
• Foto-Notiz und Sprachnotiz: Zu jedem Foto passt eine kurze Notiz; in freien Textfeldern darf man auch einfach diktieren.
• Ergänzen statt anrufen: Ist es freigeschaltet, legt der Mitarbeiter unterwegs eine Zusatz-Anforderung an, etwa für einen entdeckten Schaden.
• Einfach-Modus: Für Mitarbeiter, die selten mit Apps arbeiten, führt die App Schritt für Schritt durch den Auftrag.
• Arbeits- und Fahrzeit: Als Zusatzmodul lassen sich Fahrt, Baustelle und Pausen erfassen – getrennt vom einzelnen Auftrag.

Welche dieser Funktionen enthalten sind, hängt vom gewählten Tarif ab; einzelne Module lassen sich später dazubuchen.

Im Büro: Fotoarchiv und Bericht

Im Portal finden Sie jeden Auftrag im Fotoarchiv: alle Fotos nach Anforderung und Position sortiert, mit Aufnahmezeit, Mitarbeiter und – falls aktiviert – Standort. Daraus entsteht per Klick ein PDF-Bericht für Bauherrn, Generalunternehmer oder die eigene Ablage. Alle Fotos lassen sich zusätzlich gesammelt als ZIP herunterladen.

Jeder abgeschlossene Bericht erhält eine Prüfnummer. Wer den Bericht bekommt, kann auf der Seite Bericht prüfen ohne Anmeldung kontrollieren, dass das PDF nicht nachträglich verändert wurde.