Montage- und Service­dokumentation

Nachweis für jeden Einsatz

Im Kundendienst entscheidet die Dokumentation oft darüber, ob ein Einsatz reibungslos abgerechnet wird. Fehlt der Nachweis über verbautes Material, wird nachgefragt. Fehlt das Foto vom Ausgangszustand, wird ein Vorschaden schnell zum eigenen Problem. Und ohne Abnahme bleibt offen, ob der Kunde mit dem Ergebnis einverstanden war.

Eine Montage- und Servicedokumentation per App sorgt dafür, dass jeder Einsatz gleich dokumentiert wird – unabhängig davon, welcher Monteur fährt und wie hektisch der Tag ist. Die Vorlage legt fest, was erfasst werden muss; die App fragt es Schritt für Schritt ab.

Vorher, nachher, Abnahme

Diese Punkte gehören in fast jede Servicedokumentation und lassen sich als Anforderungen in einer Vorlage hinterlegen:

• Ausgangszustand und vorhandene Schäden vor Arbeitsbeginn.
• Typenschild und Seriennummer des Geräts oder der Anlage.
• Arbeitsschritte, die später nicht mehr sichtbar sind – etwa Anschlüsse vor dem Verkleiden.
• Ergebnis nach Abschluss der Arbeiten.
• Material und Zusatzleistungen mit Menge und Einheit.
• Einsatzzeit mit Beginn und Ende.
• Abnahme mit Unterschrift des Kunden.

So läuft ein Einsatz

1. Auftrag zuweisenDas Büro legt den Auftrag im Portal an und weist ihn einem Monteur oder einem Team zu. Der Auftrag erscheint direkt in der App.
2. Einsatz beginnenVor Ort bucht der Monteur mit einem Tipp den Einsatzbeginn und fotografiert den Ausgangszustand.
3. Arbeiten dokumentierenFotos, Datenfelder wie Zählerstände oder Seriennummern, verbautes Material und Zusatzleistungen werden am Auftrag erfasst. Notizen lassen sich auch diktieren.
4. Abnahme und AbschlussDer Kunde unterschreibt auf dem Handy. Mit dem Abschluss entsteht der PDF-Bericht, der auf Wunsch automatisch per E-Mail an das Büro oder den Kunden geht.

Serviceeinsätze in Doclution

Für Kundendienst und Montage gibt es eigene Bausteine, die über den Kern der Foto-Dokumentation hinausgehen. Sie sind als Module buchbar:

• Vorgangstypen: Sie legen fest, welche Einsätze es gibt – zum Beispiel Montage, Wartung oder Reklamation – und was dabei jeweils erfasst wird.
• Einsatzzeit: Beginn und Ende werden am Auftrag gebucht, ohne Netz mit der Original-Uhrzeit.
• Zusatzleistungen und Material: Positionen wie Kleinteile, Stunden oder Betriebsstoffe mit Bezeichnung und Einheit, dazu eine Material- und Teilebuchung.
• Unterschriften: eine oder mehrere Unterschriften pro Vorlage.
• Dokument-Formulare: eigene Excel- oder Word-Protokolle am Handy ausfüllen.
• Sofortmeldung bei Schaden: Entdeckt der Monteur einen Schaden, erfährt der Innendienst es sofort – mehr unter Schadensdokumentation.

Überblick im Büro

Im Portal sehen Disposition und Kundendienstleitung, welche Einsätze laufen, welche abgeschlossen sind und wo noch Nachweise fehlen. Teamleiter sehen dabei nur die Aufträge ihrer eigenen Mitarbeiter. Fotos, Zeiten und Unterschriften liegen gemeinsam im Fotoarchiv beim Auftrag; der PDF-Bericht ist jederzeit abrufbar und trägt eine Prüfnummer, mit der der Kunde ihn auf Bericht prüfen kontrollieren kann.

Viele Einsätze finden in Kellern oder Technikräumen statt. Wie die App dort ohne Empfang arbeitet, erklärt die Seite Dokumentation ohne Netz.