Offline-fähig

Dokumentation ohne Netz

Keller, Tiefgarage, Lagerhalle, Funkloch auf dem Land: Gerade dort, wo dokumentiert werden muss, fehlt oft der Empfang. Die Doclution-App ist dafür gebaut – sie sichert Fotos und Aufträge auf dem Handy und überträgt alles von selbst, sobald wieder Netz da ist.

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Doclution-App: Auftrag „Immobilie Übergabe W-7“ mit dem Hinweis „Offline gesichert, lädt automatisch hoch“
„Offline gesichert – lädt automatisch hoch.“

Funklöcher sind Alltag

Wer Dokumentations-Software auswählt, testet sie meist im Büro – mit WLAN und vollem Empfang. Im Einsatz sieht es anders aus: Technikräume im Untergeschoss, Stahlbetonhallen, abgelegene Baustellen oder Rampen am Stadtrand. Eine App, die dort hängen bleibt oder Fotos verliert, wird schnell wieder durch das Privathandy ersetzt.

Für eine verlässliche Dokumentation ohne Netz muss die App drei Dinge können: weiterarbeiten, alles sicher zwischenspeichern und später in der richtigen Reihenfolge übertragen. Genau darauf ist Doclution ausgelegt.

Was offline funktioniert

  • Aufträge bearbeiten: Bereits geladene Aufträge stehen vollständig zur Verfügung.
  • Aufträge anlegen: Der Mitarbeiter legt einen Auftrag direkt in der App an, etwa per Barcode oder QR-Code.
  • Fotos und Datenfelder: Pflichtfotos, Notizen, Texte, Datumsangaben und Prüfpunkte werden lokal gespeichert.
  • Zeiten: Ankunft, Ladebeginn oder Einsatzzeit werden mit der Original-Uhrzeit gemerkt.
  • Standort: Ist die Funktion aktiv, wird der Standort auch ohne mobile Daten zum Foto gespeichert.
  • Abschließen: Der Abschluss wird vorgemerkt und automatisch gesendet, sobald alle Fotos des Auftrags übertragen sind.

So kommt alles an

  1. Sicher ablegenJedes Foto wandert sofort in eine Warteschlange auf dem Handy. Der Fortschritt bleibt auch nach einem Neustart der App erhalten.
  2. In Reihenfolge sendenSobald wieder Netz da ist, legt die App zuerst offline angelegte Aufträge auf dem Server an und lädt danach deren Fotos hoch. So gehört jedes Foto zum richtigen Auftrag.
  3. Erst nach Bestätigung löschenEine Fotodatei wird erst vom Handy entfernt, wenn der Server den Empfang bestätigt hat.
  4. Abschluss nachreichenIst alles übertragen, folgt der vorgemerkte Abschluss – und mit ihm der PDF-Bericht im Portal.

Die Warteschlange gehört dabei immer dem Konto, mit dem fotografiert wurde. Meldet sich auf demselben Gerät jemand anderes an, werden fremde Einträge nicht unter seinem Namen gesendet.

Checkliste für den Einsatz

  • Vorher laden: Aufträge für den Tag einmal mit Netz öffnen, solange noch Empfang da ist.
  • App aktuell halten: Updates kommen über den Play Store bzw. App Store.
  • Speicher und Akku prüfen: Fotos werden lokal gespeichert, bis sie übertragen sind.
  • Nach dem Einsatz Netz suchen: Die App überträgt dann von selbst; der Stand ist in der App sichtbar.
  • Nicht vorher deinstallieren: Solange noch etwas in der Warteschlange liegt, die App nicht löschen und nicht abmelden.

Wo das besonders hilft

In der Servicedokumentation liegen viele Einsätze in Kellern und Technikräumen. Bei der Lieferdokumentation stehen Fahrzeuge in Hallen oder an Rampen mit schlechtem Empfang. Und auf der Baustelle ist das Netz oft genau dort am schwächsten, wo die Fotodokumentation am wichtigsten ist: im Rohbau und im Untergeschoss.

Gut zu wissen: Vorlagen aus der Online-Bibliothek lassen sich nur mit Netz übernehmen. Offline stehen die eigenen Vorlagen Ihrer Firma zur Verfügung.

Häufige Fragen

Gehen Fotos verloren, wenn die App geschlossen oder das Handy neu gestartet wird?

Nein. Jedes Foto liegt in einer Warteschlange, die einen Neustart übersteht. Die Fotodatei wird erst gelöscht, wenn der Server den Empfang bestätigt hat. Ein defektes oder verlorenes Handy kann die App natürlich nicht ersetzen – deshalb lohnt es sich, nach dem Einsatz bald wieder Netz zu suchen.

Stimmt die Uhrzeit, wenn ein Foto erst später hochgeladen wird?

Ja. Gespeichert wird die Aufnahmezeit des Fotos, nicht die Zeit des Uploads. Auch gebuchte Zeiten wie Ankunft oder Einsatzbeginn behalten ihre Original-Uhrzeit.

Funktioniert die Standort-Erfassung ohne mobile Daten?

Ja, sofern sie aktiviert ist. Die Ortung über Satelliten braucht kein mobiles Internet. Der Standort wird mit dem Foto gespeichert und später zusammen mit ihm übertragen.

Muss ein Auftrag vorher geladen sein?

Aufträge, die schon einmal geladen wurden, sind offline verfügbar. Zusätzlich kann der Mitarbeiter einen Auftrag direkt in der App anlegen, zum Beispiel durch Scannen der Referenz. Er wird beim nächsten Netzkontakt automatisch auf dem Server angelegt.

Ist der Offline-Modus in jedem Tarif enthalten?

Nein, er ist eine Tarif-Funktion. Ob er bei Ihnen aktiv ist, sehen Sie im Portal unter Einstellungen › Lizenz & Tarif. Ohne Offline-Modus arbeitet die App ausschließlich online.

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