Liefer­dokumentation mit Foto-Nachweis

Wenn die Lieferung strittig ist

Reklamationen nach einer Lieferung folgen fast immer demselben Muster: Der Empfänger meldet fehlende oder beschädigte Ware, der Absender ist sicher, dass alles in Ordnung war, und der Fahrer erinnert sich nicht mehr genau. Ohne Belege bleibt es Aussage gegen Aussage.

Eine Lieferdokumentation mit Foto-Nachweis setzt an drei Stellen an: beim Verladen, bei der Übergabe der Papiere und bei der Ablieferung. Werden diese Momente jedes Mal gleich festgehalten, entsteht ein lückenloser Nachweis – ohne Zusatzaufwand, weil die App die Schritte vorgibt.

Was der Nachweis zeigen sollte

• Ladung vor Abfahrt: Ware, Stellplätze und Ladungssicherung im Laderaum.
• Papiere: Lieferschein, Frachtbrief oder Ladeliste als Foto am Auftrag.
• Zustand bei Übergabe: Ware und Verpackung beim Entladen, auffällige Stellen im Detail.
• Unterschrift des Empfängers direkt auf dem Handy.
• Zeitpunkte: Aufnahmezeit jedes Fotos, bei Bedarf Ankunft und Ladebeginn als Wartezeit-Nachweis.
• Ort: Auf Wunsch der Standort zu jedem Foto.

Ablauf einer Lieferung

1. Auftrag öffnenDer Auftrag kommt aus dem Portal oder wird in der App über die Referenz angelegt – die Lieferschein- oder Tournummer lässt sich per Barcode scannen.
2. Verladen dokumentierenDie App fragt die Pflichtfotos ab: Ladung, Sicherung, Papiere. Erledigtes wird grün, nichts wird vergessen.
3. AbliefernBeim Empfänger folgen die Fotos der Übergabe und die Unterschrift. Ein Schaden wird mit dem Foto-Typ „Schaden“ festgehalten und sofort gemeldet.
4. Bericht im BüroMit dem Abschluss liegt der PDF-Bericht im Portal; auf Wunsch geht er automatisch per E-Mail an Disposition oder Kunde.

Module für die Logistik

Der Kern ist die Foto-Dokumentation. Für Lager und Transport gibt es Zusatzmodule, die Sie einzeln dazubuchen können:

• eCMR-Frachtbrief: digitaler Frachtbrief mit Unterschriften am Handy, QR-Code und PDF-Beleg.
• Wartezeit-Nachweis: Ankunft und Ladebeginn mit einem Tipp – offline mit der Original-Uhrzeit.
• Paletten-Scan: Jede Palette wird beim Verladen gescannt; zum Abschluss geht eine XML-Datei an die Warenwirtschaft.
• Gewichtskontrolle an der Waage: Gewichte aus Lieferscheinen und Waage werden verglichen, Abweichungen fallen sofort auf.
• Beleg an ERP: Eine gewählte Anforderung, etwa der Lieferschein, geht beim Abschluss als eigenes PDF an eine feste Adresse – auf Wunsch mit erkannter Belegnummer.
• Dienstleister-Nachweis: Externe Firmen reichen verlangte Fotos per Link nach, ohne App.

Ein Werkzeug statt fünf

Viele Betriebe arbeiten mit Fotos im Messenger, Lieferscheinen im Ordner, Wartezeiten auf Zetteln und Mails, die niemand mehr findet. In Doclution hängt alles am selben Auftrag: Fotos, Zeiten, Unterschrift und Belege. Im Portal sieht die Disposition, welche Aufträge erledigt sind und wo noch etwas fehlt – und kann den Bericht mit einem Klick weitergeben.

Jeder Bericht trägt eine Prüfnummer. Damit kann der Empfänger auf Bericht prüfen kontrollieren, dass das PDF unverändert ist. Wie Sie Schäden unterwegs sauber erfassen, steht unter Schadensdokumentation.