Schadens­dokumentation per App

Ein Schaden, viele Fragen

Sobald ein Schaden auftaucht, stellen andere die Fragen: Wann ist er entstanden? War er vorher schon da? Wie groß ist er genau? Wer war zu dem Zeitpunkt vor Ort? Eine gute Schadensdokumentation beantwortet diese Fragen, bevor jemand sie stellt.

Das Problem ist selten der fehlende Wille, sondern der Ablauf: Das Foto wird mit dem Privathandy gemacht, die Uhrzeit ist unklar, die Bilder liegen verstreut, und der Innendienst erfährt erst Tage später davon. Eine App, die den Schaden direkt am Auftrag festhält, schließt genau diese Lücken.

Was ein Schadensfoto braucht

• Übersicht und Detail: Erst das ganze Objekt, damit klar ist, wo der Schaden sitzt, dann die Nahaufnahme.
• Größenvergleich: Zollstock, Maßband oder ein bekannter Gegenstand im Bild machen die Ausdehnung nachvollziehbar.
• Zeitpunkt: Die Aufnahmezeit wird in Doclution automatisch gespeichert – auch wenn das Foto erst später hochgeladen wird.
• Ort: Auf Wunsch wird der Standort zum Foto gespeichert, ohne Bewegungsprofil.
• Zuordnung: Auftrag, Objekt oder Fahrzeug – etwa über die Fahrgestellnummer oder eine Referenz.
• Beschreibung: Eine kurze Foto-Notiz oder Sprachnotiz, was zu sehen ist und wie es entdeckt wurde.
• Originalaufnahme: Direkt mit der Kamera in der App, ohne Filter oder Bearbeitung.

So läuft es mit Doclution

1. Schaden fotografierenDer Mitarbeiter fotografiert den Schaden mit dem Foto-Typ „Schaden“. Ist es für ihn freigeschaltet, legt er dafür spontan eine Zusatz-Anforderung im Auftrag an.
2. Sofortmeldung ans BüroBeim ersten Schadensfoto eines Auftrags geht eine E-Mail an den Innendienst – während der Einsatz noch läuft. So bleibt Zeit, den Kunden zu informieren oder ein Ersatzteil zu bestellen. Weitere Fotos lösen keine weitere Sofortmeldung aus.
3. Auftrag abschließenBeim Abschluss folgt die vollständige Schadensmeldung mit allen Aufnahmen, auf Wunsch mit PDF-Bericht im Anhang.
4. Bericht weitergebenDer Bericht trägt eine Prüfnummer. Kunde, Versicherung oder Anwalt können damit selbst prüfen, ob das PDF unverändert ist.

Die Sofortmeldung ist ein eigenes Modul; welche Adressen sie erhalten, legen Sie in den Einstellungen fest.

Nachvollziehbar statt Behauptung

Beim Abschluss eines Auftrags schreibt Doclution einen Eintrag in ein Register: welche Fotos zum Bericht gehören, wann sie aufgenommen wurden, und einen digitalen Fingerabdruck des fertigen PDFs. Jeder Eintrag baut auf dem vorherigen auf. Wird ein Bericht nachträglich geändert, passt der Fingerabdruck nicht mehr.

Geprüft wird auf der öffentlichen Seite Bericht prüfen – per Prüfnummer oder durch Hochladen des PDFs. Angezeigt werden dort nur Auftragsnummer, Zeitpunkt und Fotoanzahl, keine Bilder und kein Firmenname. Mit dem Zusatzmodul Beweis-Archiv wird außerdem das fertige Berichts-PDF selbst abgelegt.

Wichtig ist auch, was die App nicht tut: Sie bewertet keinen Schaden und klärt keine Haftung. Sie sorgt dafür, dass die Fakten vollständig und zeitnah festgehalten sind.

Typische Einsätze

• Transport und Verladung: Zustand der Ware beim Verladen und bei der Ablieferung – mehr dazu unter Lieferdokumentation.
• Fahrzeuge: Übernahme und Rückgabe mit Rundum-Fotos, Detailaufnahmen und Kennung.
• Kundendienst und Montage: Vorschäden vor Arbeitsbeginn festhalten, damit sie später nicht dem eigenen Team angelastet werden – siehe Servicedokumentation.
• Immobilien und Objekte: Mit dem Modul Objekt-QR melden Mieter oder Nutzer einen Schaden über einen QR-Aufkleber am Objekt selbst – ohne App und ohne Konto, geschützt durch ein Passwort.